La numérisation des documents PME

La numérisation des documents PME

Les entreprises comme les établissements publics sont amenés de plus en plus à supprimer leur utilisation du papier. L’heure est à la dématérialisation : bons de commande, factures, bulletins de paie…tout type de document peut désormais être numérisé. La numérisation de la TPE comme de la PME nécessite une réflexion globale préalable. Comment numériser ses documents ? Quels sont les avantages et les inconvénients ? Qu’est-ce qu’un coffre-fort électronique ?

Comment numériser son fonds documentaire ?

Plusieurs solutions techniques existent pour numériser ses documents : l’utilisation de scanner, la photographie ou l’impression en PDF. S’il est possible d’utiliser les scanners de ses copieurs multifonctions, investir dans de petits scanners portables peut s’avérer être un choix judicieux. Ces équipements peuvent être mis à disposition sur les bureaux de vos collaborateurs pour un réel gain de temps et d’efficacité.

Les avantages de la numérisation

La numérisation de la TPE apporte un gain de temps indéniable. Cette solution technique vous permet en effet d’optimiser votre organisation administrative et documentaire. Vos documents numériques pourront être intégrés dans une Gestion Electronique de Documents (GED). Grâce à un système d’indexation, vous aurez plus facilement accès à vos documents : vous les retrouverez grâce à plusieurs mots-clés et un moteur de recherche. La numérisation vous donne la possibilité de partager et exploiter vos données à distance avec vos collaborateurs ne travaillant pas sur votre site. La numérisation accompagne et facilite ainsi le recours au télétravail. Par ailleurs, grâce à la numérisation, vous réduisez vos coûts. En supprimant les locaux de stockage d’archives papier, vous baissez vos frais généraux. Vous économisez du papier et des cartouches. Avec la dématérialisation de vos données, vous avez moins de risques de perte, de vol ou de destruction en cas de sinistre.

Coffres-fort numériques

Afin de stocker vos documents numériques de façon optimale, votre société doit se doter d’un service de fichiers standard, comme une Gestion Electronique de Documents (GED), ainsi que d’un coffre-fort électronique. Le coffre-fort électronique correspond au stockage des archives électroniques : les documents que votre entreprise a l’obligation de conserver pour une durée déterminée. Le coffre-fort permet de gérer vos documents en suivant un plan de classement, en traçant la chronologie des opérations (horodatage), en authentifiant les utilisateurs, les formats utilisés, la date à laquelle les documents peuvent être détruits…

Faut-il avoir peur de la numérisation ?

La numérisation peut être coûteuse en équipements (scanners haut de gamme, serveurs) et nécessite souvent de faire appel à des prestataires extérieurs pour un résultat fiable et sécurisé. Recruter des professionnels de la numérisation ou de l’archivage électronique s’avère indispensable si l’on souhaite pouvoir utiliser des copies numériques fidèles aux originaux (conformément à la norme Z42-026). Il ne faut pas négliger non plus les risques liés à la sécurité et la confidentialité des données.