Pourquoi choisir un service de secrétariat en ligne ?

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En période de flux ou simplement pour déléguer les tâches, il arrive que les entreprises aient recours au répondeur téléphonique. De nos jours, une autre possibilité s’offre à celles-ci pour la prise en charge de leur clientèle ou partenaire d’affaires. Le service de secrétariat en ligne est de plus en plus utilisé par plusieurs entités. Quels sont donc les avantages de cette innovation ? Voici des informations utiles à ce sujet.

Télésecretariat : quels impacts ?

Il n’y a rien de tel que d’avoir une personne courtoise, compréhensive avec une douce voix agréable pour répondre aux préoccupations d’un client. Ainsi le secrétariat virtuel est une excellente alternative au répondeur téléphonique.

Les avantages d’avoir recours à un humain pour vos services de secrétariat

Contrairement à la messagerie qui n’est qu’une machine, la télésecretaire offre un accueil plus humain et chaleureux à vos clients et partenaires. Grâce à son professionnalisme, elle est à l’écoute de l’appelant et peut échanger avec lui. Le télésécrétariat offre de nombreux avantages aux entreprises.

Le gain de temps

Avoir recours à un secrétariat en ligne vous permet de gagner du temps sur des tâches prioritaires et plus urgentes. L’avantage ici c’est que vous et votre équipe aurez tout le temps de vous concentrer sur le bon fonctionnement de votre entreprise. Le temps passé à gérer vos tâches administratives ou vos appels entrants peut être utilisé pour vous recentrer sur votre cœur de métier.

La réduction des charges

L’option de télésecretariat est très positive pour les entreprises, en ce sens qu’elle permet à celles-ci de mieux maîtriser le budget alloué à cette tâche. Elle contribue donc à une réduction de vos charges en tant qu’entreprise.

Des prestations variées et accessibles

En plus d’apporter plus de crédibilité à votre activité, avoir une télésecretaire en ligne permet une fluidité des prises de rendez-vous et aussi une meilleure prise en charge des clients ou partenaires d’affaires. Votre secrétaire à distance est chargé de plusieurs tâches administratives. De la prise de message en passant par la gestion d’agenda, le transfert de fax et la transmission d’informations orale, la télésecretaire a pour rôle la prise en charge administrative complète de votre activité.

Si vous souhaitez que vos appelants soient accueillis le plus humainement possible avec professionnalisme, avoir recours à un service de secrétariat en ligne est une excellente option.

Professionnalisme et qualité de service

Les prestations fournies par le secrétariat en ligne sont généralement si bien exécutées qu’elles contribueront à l’amélioration de vos produits et services.

Les inconvénients d’avoir recours à un humain pour vos services de secrétariat

Le télésecretariat, bien qu’ayant de nombreux avantages, ne résoud pas totalement les préoccupations d’une entreprise en gestion administrative. En effet, il est plus difficile de gérer la confidentialité de documents importants dans ce contexte. Par ailleurs, l’entreprise est dans l’impossibilité de gérer les horaires de travail de la télésecretaire.

Répondeur téléphonique : avantages et inconvénients

À l’origine, le répondeur téléphonique avait pour objectif de permettre aux utilisateurs de ne manquer aucun appel.

Avantages

Le répondeur téléphonique à de nombreux avantages qui sont entre autres :

  • Moins de perte d’appels
  • Première assistance immédiate
  • Disponibilité à toute heure

Il permet donc d’apporter une assistance assez rapidement aux clients afin de mieux gérer leur patience. Le répondeur permet de fluidifier les contacts au sein d’une entreprise tout en optimisant l’image de marque.

Inconvénients

L’inconvénient majeur du répondeur téléphonique reste le manque de chaleur humaine et l’inaptitude à pouvoir résoudre une préoccupation. De nos jours, la communication se veut toujours plus rapide, une discussion par répondeur interposé nuit fortement aux échanges directs et crée une insatisfaction clientèle.

Répondeur téléphonique ou encore télésecretariat, les entreprises ont désormais le choix. En fonction de vos besoins, choisissez le service qui correspond le plus à vos réalités.

Doctolib : un exemple de réussite des services de secrétariat en ligne

Si vous êtes dans le milieu médical, vous avez certainement déjà entendu parler de la plateforme dotolib. Doctolib propose un service de gestion en ligne des consultations pour les professionnels de santé et aussi un service de prise en charge des patients en ligne. Cette plateforme vient révolutionner le monde du télésecretariat médical. Elle a notamment été utile pendant le confinement ou les patients de faisait suivre exclusivement par appel vidéo.il s’agit aujourd’hui du leader français des rendez-vous médicaux en ligne. Le concept est relativement simple, en quelques clics, vous trouvez un professionnel de santé disponible et vous prenez un rendez-vous en ligne.

Combien coûte une prestation de secrétariat en ligne ?

Les tarifs d’un service de secrétariat en ligne varie en fonction de la tâche. Les différents critères à prendre en compte sont :

  • Le type de tâches administratives
  • L’expertise liée au secteur d’activité

Le prix de la prestation varie donc en fonction de la mission. Dans la pratique, la plupart des agences de télésecretariat proposent des forfaits journaliers, hebdomadaire ou encore mensuel. D’autres déterminent un prix à la tâche comme le nombre d’appels passés, le nombre de rapport saisis ou encore le nombre d’enveloppes affranchies. De façon générale, la tarification d’un secrétaire indépendant réalisant à distance une permanence téléphonique se situe dans la fourchette allant de 15€ à 35€ de l’heure. L’expérience professionnelle et la qualification sont des facteurs qui rentrent en ligne de compte. Pour une prestation complète, les packages peuvent aller de 200€ HT à 500€ HT par mois.