Comment bien  aménager sa salle de réunion ?

La salle de réunion est un endroit qui accueille différents profils de personnes dans un but généralement professionnel. À ce titre, son aménagement doit être pensé et réalisé de façon adéquate. Comment bien aménager votre salle de réunion ? Voici des éléments de réponse.

Prévoyez le mobilier et les équipements nécessaires

Une salle de réunion est un endroit dans lequel vous allez passer le plus clair de votre temps à traiter de questions professionnelles avec vos collaborateurs et collègues. Le mobilier adéquat pour la meubler doit donc être strict tout en restant confortable. Il se peut que la salle de réunion accueille tout type de réunion pour une durée assez longue. Vous vous devez donc de choisir des sièges sur lesquels l’on peut trouver du confort pendant un temps relativement long. Si vous savez que certaines réunions pourraient s’étendre au-delà des heures conventionnelles de travail, il vaut mieux doter la salle de sièges avec garnissage pour un confort optimal.

L’intérêt de bien sélectionner vos sièges de salle de réunion, c’est que dans l’inconfort, l’attention des collaborateurs peut rapidement baisser. Étant donné qu’une telle situation serait contre-productive pour vous, il vaut mieux vous assurer de créer toutes les conditions pour des réunions réussies. À propos du bureau à choisir, il faut tenir compte en priorité des contraintes d’espace qui sont les vôtres. Considérez également le nombre habituel de collaborateurs qui se retrouveront en réunion avec vous le plus souvent. C’est parfois en faisant un compromis entre ces deux paramètres que l’on parvient à trouver le bureau idéal pour sa salle de réunion. À propos de sa forme, elle peut être ronde, carrée ou rectangle. Il est à noter que ces deux dernières options sont celles qui vous permettent le mieux d’optimiser l’espace disponible. Il vous revient de décider des couleurs et de la matière en tenant compte de l’ambiance que vous voulez créer et du design général des locaux professionnels.

Pensez à des éléments de rupture pour stimuler le brainstorming dans la salle de réunion

Lorsque l’aménagement de la salle de réunion est trop monotone, il y a des chances que les réunions qui s’y passent soient ennuyeuses. Il faut donc prévoir des éléments de rupture dans la pièce pour la rendre plus vivante et intéressante pour ceux qui s’y trouveront. Pour cela, les objets décoratifs constituent une option très intéressante. Vous pouvez en installer sur le bureau et sur les murs de façon très soft. Aussi, faites en sorte que ce soit en accord avec le design général de l’entreprise.

En plus de cela, vous n’êtes pas sans savoir que pendant les réunions de présentation de projet par exemple, il faut parfois faire des démonstrations pour tous les collaborateurs. Pour cela, l’idéal est d’avoir un ou plusieurs tableau (x) sur lesquels lesdites démonstrations peuvent être faites. Pensez bien à choisir des modèles qui peuvent se fixer aux murs sans nécessiter de percement. L’une des solutions les plus viables pour cela est le tableau écritoire magnétique. Dans la mesure de ce qui est possible, optez plutôt pour cette dernière option. Cela vous offre plus de polyvalence. Les ouvertures comme les baies vitrées ou fenêtres constituent également un autre type d’éléments de rupture très importants. Pensez à en faire aménager dans la salle de réunion.

Garder en tête que cet espace doit pouvoir se transformer

La salle de réunion va potentiellement accueillir toutes sortes de réunions. Il est même possible qu’elle accueille des personnes étrangères à l’entreprise. Pour des occasions comme différents événements d’entreprise, des formations, etc., la salle de réunion peut être choisie comme le lieu idéal où se retrouver. C’est toute l’image de votre entreprise qui peut ainsi être exposée aux personnes de l’extérieur. Il faut donc prendre le soin de penser à tous les détails entrant dans son aménagement.

Pour un confort optimal dans la pièce, pensez à installer des systèmes de régulation de température. Par exemple, un système de climatisation ou de ventilation sera très bien pour soulager les occupants de la salle en cas de chaleur. De même, en hiver, un système de chauffage performant sera le bienvenu pour que le confort dans la salle de réunion soit le meilleur possible. En outre, il faut penser à un éclairage de qualité pour que le travail se fasse aisément dans cette salle. La lumière émise par les luminaires installés doit être la plus proche de la lumière du jour possible. Les yeux se fatiguent moins vite et la concentration reste optimale.

Pour ou contre l’intégration d’un espace mini-cuisine dans la salle de réunion ?

Ce détail est une option que vous pourriez choisir si vous avez envie de donner de la fonctionnalité à votre salle de réunion. A priori, ce n’est pas une mauvaise idée, car cela simplifie les moments de pause et facilite la restauration des uns et des autres quand le besoin se fait ressentir. C’est un aménagement qui est indiqué dans une salle de réunion accueillant un petit nombre de personnes pour des réunions de longue durée.

Néanmoins, il ne faut pas oublier que la salle de réunion est d’abord faite pour travailler. De fait, pensez à aménager votre espace mini-cuisine de façon à le rendre discret. Il ne doit pas troubler l’atmosphère professionnelle qui doit régner dans la salle de réunion. Si la salle sert par exemple à accueillir un événement professionnel réunissant un grand nombre de personnes, l’espace cuisine ne pourrait convenir. Une mini-cuisine ne pourrait en effet pas générer suffisamment de mets pour une collation destinée à un grand nombre de personnes. Réfléchissez donc à déterminer si le coin mini-cuisine vous servira effectivement avant de l’aménager.

Le petit bonus : pensez à bien gérer la réservation de cette salle de réunion

Si vous vous créez une salle de réunion capable d’abriter toutes sortes d’événements, les chances que des personnes extérieures à l’entreprise désirent l’utiliser sont grandes. Même au sein de l’entreprise, il peut arriver que des collaborateurs aient besoin de l’avoir à disposition pour des occasions exceptionnelles. Quelle que soit la personne qui souhaite utiliser votre salle de réunion, la procédure logique qu’elle sera amenée à suivre sera de la réserver pour son événement. Vous devez donc penser à organiser les modalités de réservation de la salle de réunion. Ainsi, quand des réservations simultanées se font dans la même période et pour les mêmes échéances, vous avez plus de facilité à les gérer. Sans cette organisation, vous risquez d’avoir du mal à disposer de la disponibilité de la salle de réunion.

La salle de réunion est l’une des pièces les plus importantes des locaux professionnels. Elle permet aux collaborateurs de mettre en commun leurs idées et de traiter de multiples questions en lien avec l’activité de l’entreprise. Il faut donc bien l’aménager pour qu’elle remplisse effectivement son rôle.