Pourquoi les entreprises « à l’ancienne » n’ont plus leurs places ?

De nos jours, il existe encore de nombreuses organisations qui comptent sur les documents papier, tant sur le plan managérial que d’un point de vue opérationnel. Pourtant, avec le passage à l’ère du numérique, les entreprises gagneraient beaucoup à dématérialiser leurs documents papier. Quel que soit votre secteur d’activité, les avantages sont multiples.

Une perte de productivité affectant la rentabilité de l’entreprise

Dans un monde où tout va très vite, vous accrocher à la gestion papier est l’assurance de vous faire dépasser par la concurrence. Si votre entreprise s’appuie encore sur la documentation papier, vous allez perdre des centaines d’heures de travail par employé pour la localisation et la mise à jour des documents. En plus, le stockage de tels volumes requiert de l’espace et représente un coût élevé au fil des années.

De même, la documentation papier risque de décourager rapidement vos salariés et d’augmenter le taux de rotation du personnel. En effet, la manipulation de documents papier en très grand nombre est chronophage et fastidieuse comme l’établissement de bon de commande à la main. Par ailleurs, vous n’êtes pas à l’abri des pertes ou des déchirures. Or, si vous avez dématérialisé vos documents, vous avez encore la possibilité d’accéder à la version numérique.

Un manque de compétitivité dans un contexte hautement concurrentiel

Faire fonctionner votre organisation « à l’ancienne » n’affecte pas uniquement la productivité de vos employés et la rentabilité de votre entreprise. La gestion papier a également un impact négatif sur votre compétitivité. À l’heure où Internet a repoussé les frontières du temps et de l’espace, vos concurrents sont capables de toucher des dizaines de millions de prospects à toute heure et de n’importe où. Ce qui risque fort de nuire à votre visibilité et à votre image.

En outre, l’avènement du web et du numérique a révolutionné les méthodes de prospection. À titre d’exemple, envoyer un courrier postal n’est plus au goût du jour. Cela va vous faire perdre du temps, beaucoup de temps. Grâce à la technique du mailing, l’envoi est rapide et les destinataires reçoivent votre courriel dans la foulée. À part le gain du temps et d’efficacité, le passage au digital vous permet de réaliser des économies d’argent.

Une croissance lente des activités avec un risque élevé de tomber en faillite

L’envoi de courrier postal comme méthode de prospection ne vous permettra pas de dénicher et de convertir des prospects en nouveaux clients dans les plus brefs délais. Votre incapacité à élargir votre portefeuille clientèle risque fort de nuire au développement de vos activités et à la pérennisation de votre organisation. Il vous sera très difficile d’atteindre vos objectifs en termes de chiffre d’affaires et d’expansion.

Par ailleurs, refuser le virage numérique et persister dans la documentation papier vous exposent à plus d’erreurs. Il en est ainsi de l’établissement de bon de commande à la main. À la longue, votre employé va finir par se tromper dans la transcription des chiffres, les calculs, etc. La transformation digitale n’exige pas pourtant un investissement onéreux pour profiter des avantages des nouvelles technologies, surtout pour les TPE et les PME.