Comment bien préparer le déménagement de vos bureaux ?

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Votre espace de travail doit être en cohésion avec les besoins de votre entreprise. Si vous estimez que bureaux sont devenus trop exigus ou qu'ils ne répondent plus à ces besoins, le déménagement semble être la solution idéale. Cependant, il s’agit d’une procédure à ne pas prendre à la légère. Découvrez alors les étapes à suivre pour réussir ce projet.

Choisissez vos nouveaux bureaux

Déménager de vos bureaux est une décision que vous devez prendre avec beaucoup de précautions. Votre projet de déménagement doit donc être accompagné d’une étude profonde des implications que cela suppose. Il s’agit principalement de la recherche d’un espace plus adapté à vos besoins. Vous de devez donc, vous assurer de vos chances de trouver un nouveau local sans difficulté. Il est plus pratique de confier cette démarche à un agent immobilier spécialisé en Déménagement et bureaux. Ceux-ci vous proposeront sans doute une gamme assez large de modèles bureau.

Une fois votre nouvelle destination déterminée, il ne vous reste plus qu’à vous assurer qu’elle sera parfaite pour vos activités. En effet, il est important de vérifier les commodités comme les dimensions, les conditions thermiques et acoustiques. Le prix proposé est sans nul doute un facteur prioritaire.

Ceci dit, pour être sûr d’effectuer un déménagement parfait, vous devez vous préparer environ six mois à l’avance à compter du jour où vous avez acquis vos nouveaux bureaux. La préparation de votre déménagement prendra fin le jour où vous serez définitivement installé dans ceux-ci.

Échelonnement temporel de votre préparation

Six mois à l’avance

Dès le sixième mois avant votre déménagement, vous devez fixer la date à laquelle il aura lieu. Vous devez par la suite établir un plan d’organisation de tous les bureaux et services de votre entreprise dans vos futurs locaux. Une fois cette prévision établie, vous pouvez amorcer la réalisation de votre cahier de charges. Si les nouveaux bureaux sont une location, c’est le moment de remplir les formalités liées au bail professionnel. Il est conseillé de se faire assister par un expert tout au long des procédures contractuelles.

Trois mois à l’avance

Vu les responsabilités que cela suppose, vous pouvez confier l’exécution de la suite du projet à une personne interne ou externe. Déléguez la supervision de votre déménagement à un de vos salariés. Ce dernier pourra se charger du suivi et de la mise en application des consignes relatives à la préparation en interne. Il sera donc l’intermédiaire entre vous et le reste de l’entreprise. Vous devez également tenir compte des remarques et suggestions éventuelles que peuvent vous faire vos employés afin de faire une meilleure analyse de façon globale. Il en va de la réussite de votre projet.

N’oubliez pas d’informer vos partenaires, votre compagnie d’assurance de ce changement. Vous devez également en informer votre clientèle. C’est aussi le moment de faire la dernière rénovation. Celle-ci est suivie de l’installation du mobilier nécessaire pour vos activités. Idem pour les autres outils de travail.   

Le Déménagement proprement dit

Voici les points essentiels à respecter le jour de votre déménagement :

  • Veillez à l’emballage et à la sortie de toutes les affaires de chacun des employés
  • Mettez en place une équipe de nettoyage des anciens et nouveaux locaux
  • Désignez une autre équipe pour le bon suivi du transport des effets des anciens locaux vers les nouveaux locaux. Ils doivent prendre le temps nécessaire pour mener à bien cette mission.
  • Évaluez les éventuelles difficultés rencontrées, une fois le transport effectué.

Si vous estimez que chacune de ces étapes a été respectée, vous pouvez alors officiellement fermer vos anciens bureaux. Attendez l’échéance prévue avant d’en remettre les clés à votre ancien bailleur. Puisqu’il est possible que vous retourniez sur les lieux pour une raison ou une autre.

Important : Faites le point les jours suivants pour vérifier que votre entreprise est bien installée et que les activités se déroulent bien auprès de vos employés. Si vous recevez encore des recommandations diverses, n’hésitez pas à en tenir compte pour l’amélioration progressive des conditions propres à ce nouveau local.