Les clés d’un déménagement d’entreprise réussi en 11 étapes
Déménager une entreprise est une tâche complexe qui requiert un minutieux plan d’action et une bonne organisation. Que ce soit pour s’agrandir, pour moderniser ses locaux ou pour optimiser ses espaces de travail, chaque déménagement doit être pensé en profondeur pour éviter les désagréments. Les enjeux vont au-delà du simple changement d’adresse, englobant la continuité des activités, le bien-être des employés et la préservation de la culture d’entreprise. Dans cet article, nous détaillerons les 11 étapes essentielles pour garantir un déménagement réussi, en veillant à ce que chaque phase soit soigneusement orchestrée pour minimiser les perturbations et favoriser une transition fluide vers de nouveaux horizons.
Comprendre les besoins de l’entreprise
Avant de plonger dans les détails du déménagement, il est crucial de bien comprendre les besoins spécifiques de votre entreprise. Commencez par définir vos critères de recherche de locaux en tenant compte de la surface nécessaire, de la zone géographique, du type de locaux et des éventuels travaux à prévoir. En dressant une liste exhaustive de vos besoins, vous faciliterez grandement la suite des opérations.
Planifier selon le calendrier
Le respect des délais est essentiel pour un déménagement réussi. Voici quelques repères :
- 0-3 mois en avance : Pour un bureau en coworking ou en presta de services avec des critères classiques à prix de marché.
- 3-6 mois en avance : Pour des bureaux en bail 3/6/9 avec quelques exigences et des travaux prévus.
- 6-12 mois en avance : Pour des critères ultra précis, une recherche dans une zone restreinte, des travaux importants ou une surface de +500 m².
Élaborer un cahier des charges
Un cahier des charges bien rédigé est indispensable pour organiser un déménagement sans accroc. Incluez dans ce document le type de locaux souhaité, la surface minimum, les modes de travail et les besoins spécifiques d’espaces tels que les salles de réunion, les bulles et les espaces collaboratifs. Précisez également les travaux et équipements nécessaires ainsi que les échéances de déménagement pour réaliser un rétroplanning efficace.
Choisir les bons prestataires
Une fois les besoins définis, il est temps de rechercher les prestataires nécessaires pour le déménagement, les travaux et les équipements. Demandez des devis à plusieurs entreprises pour comparer les prix et services. Parmi les prestations à envisager, on trouve :
- Fibre, téléphonie, matériel informatique
- Solutions de gestion du flex office
- Fontaine à eau, machines à café, cuisine connectée
- Déménagement, entretien des locaux
Valider et signer les contrats
Avant de finaliser, vérifiez minutieusement toutes les clauses des contrats. Assurez-vous de bien comprendre les conditions de sortie et de restitution des locaux. C’est également le moment de résilier tout contrat lié à vos anciens locaux qui ne sera pas reconduit.
Effectuer les démarches administratives
Pour éviter les retards dans la transition, commencez les démarches administratives le plus tôt possible. Validez les contrats pour la fibre ou la téléphonie, et lancez les procédures nécessaires, notamment si vous êtes dans des locaux régis par le Code du travail ou des établissements recevant du public (ERP). Si vous êtes dans un immeuble de grande hauteur (IGH) ou réalisez un changement de destination, accompagnez-vous d’experts pour constituer et déposer votre dossier en mairie ou à la préfecture.
Faire le tri avant le déménagement
À un mois du déménagement, commencez à faire le tri dans vos affaires. Débarrassez-vous des objets inutiles et des documents obsolètes. Profitez-en pour dématérialiser ce qui peut l’être, ce qui augmentera aussi bien la productivité que l’espace de stockage dans vos nouveaux locaux.
Assurer la continuité des services
Avant de déménager, veillez à ce que les lignes téléphoniques et internet soient correctement raccordées. Cela garantira la continuité de vos services sans interruption, essentielle pour maintenir la productivité et le moral des équipes.
Informer partenaires et fournisseurs
Préparez à l’avance les changements d’adresse pour tous vos partenaires et fournisseurs. N’oubliez pas de modifier les statuts de votre société et de publier une annonce dans un journal d’annonces légales pour être en règle administrativement.
Faciliter le déménagement le jour J
Le jour du déménagement, travailler avec des déménageurs professionnels peut grandement faciliter la transition. Ils possèdent l’expérience et les outils nécessaires pour transporter vos biens en toute sécurité et efficacité, réduisant ainsi les risques de perte ou de dégâts.
Fêter l’emménagement
Une fois installés dans vos nouveaux locaux, organisez une petite fête pour marquer ce nouveau départ. C’est aussi l’occasion de remercier vos salariés, prestataires, partenaires et fournisseurs. Célébrer ce succès renforce la cohésion d’équipe et offre une belle énergie pour commencer ce nouveau chapitre.
