Comment sauvegarder les documents d’entreprise ?

Dans une entreprise, les données informatiques constituent une base essentielle dans le fonctionnement des activités. Ces données sont ultrasensibles et peuvent être rapidement perdues à la suite d’un problème. Ainsi, quelle que soit la taille d’une entreprise, la sauvegarde des données doit être nécessairement envisagée. Pour procéder à la sauvegarde de leurs données, les entreprises ont à leur disposition plusieurs supports et peuvent s’y prendre de différentes manières. Voici quelques solutions de stockage fiables dont elles peuvent faire usage.

Qu’est-ce qu’une sauvegarde ?

Dans le domaine de l’informatique, la sauvegarde consiste à créer une copie de données informatiques sur un support indépendant. Elle vise à prévenir ces données des risques de disparition, de suppression ou d’autres sinistres. Grâce à celle-ci, les informations seront plus en sécurité et l’on sera à l’abri d’éventuelles pannes ou infections de virus. Lorsque la sauvegarde est bien effectuée, il est plus facile de retrouver l’ensemble de ces données sauvegardées après un incident en les restaurant.

Quelle est son importance pour l’entreprise ?

Dans le domaine professionnel, la sauvegarde des données ou fichiers permet de réduire les pertes économiques de l’entreprise. Elle contribue également à rendre la société plus productive. En effet, lorsqu’une entreprise n’effectue pas de sauvegarde, une défaillance dans son système informatique peut impacter ou causer l’arrêt de son activité. Alors, il est donc important de sauvegarder les fichiers de l’entreprise de façon globale pour pouvoir les récupérer en cas de besoin. Pour pouvoir bien définir le mode de sauvegarde de vos fichiers, il est conseillé de tenir compte de certains critères comme :

  • La capacité de stockage dont vous avez besoin ;
  • La sécurité du support choisi ;
  • La restauration facile des données et la rapidité des transferts des données, etc.

Quelle nuance entre sauvegarde et tolérance de panne ?

En dehors de la sauvegarde, les administrateurs adoptent également une méthode appelée « tolérance de panne ». Encore appelée insensibilité aux pannes, elle vise à prévenir les incidents en permettant au système de fonctionner, même lorsqu’il y a défaillance. Ainsi, l’entreprise ne connaîtra pas d’arrêt brusque de ses activités et ne perdra pas ses données. Cependant, il n’est pas possible de constituer une tolérance de panne pour tous les composants du système. Elle diffère donc assez de la méthode de la sauvegarde, car celle-ci se base sur la redondance.

Avantages et inconvénients d’une sauvegarde locale sur USB ou sur un disque externe

La sauvegarde locale sur USB ou disque externe consiste à stocker des fichiers sur un support mécanique. Ce type de support se décline sous plusieurs formats et ne nécessite pas d’être alimenté en permanence. Ces supports pour sauvegarde locale sont avantageux, car :

  • Ils permettent un stockage rapide ;
  • Ils ne nécessitent pas un grand investissement ;
  • Ils sont pratiques et résistants aux chocs ;
  • Ils possèdent une grande rapidité de transfert, de lecture et d’écriture ;
  • Ils ne sont pas énergivores, etc.

Cependant, ils peuvent être un peu limités en ce qui concerne la capacité de stockage. Le choix de ces supports doit tenir compte en effet de vos besoins de sauvegarde. Aussi, ces supports sont de nature mécanique et peuvent donc tomber en panne. Parfois, il sera nécessaire de trouver un lecteur compatible à ce type de support pour pouvoir accéder à vos informations. Cette méthode de sauvegarde est tout de même recommandée bien qu’il exige une sauvegarde habituelle. En effet, lorsqu’elle n’est pas faite fréquemment, vous pouvez perdre vos données non stockées en cas d’incendie.

Sauvegardes sur des NAS

Les NAS constituent également des supports sur lesquels peuvent être stockés des fichiers ou documents. Ils permettent également une sauvegarde assurée et une restauration à tout moment.

Qu’est-ce qu’un NAS ?

Le serveur de fichier NAS est un type support qui permet de regrouper tous les fichiers contenus dans les cartes mères ou disques durs dans un seul et unique serveur. Ils sont en général des ordinateurs dotés de grandes capacités de stockages et peuvent contenir tout le système logiciel d’administration d’une entreprise. Ils sont installés le plus souvent dans une pièce appelée Datacenter.

Pour un choix optimal, vous pouvez vous orienter vers les serveurs NAS de marque Synology très sollicités. Ils sont performants et apparaissent comme une solution adéquate pour la sauvegarde des fichiers dans un grand réseau local. Ces serveurs sont utiles en cas d’incendie ou de défaillance. Ils sont reliés au réseau et vous permettent de sauvegarder vos données sensibles, mais aussi de les partager en cas de besoin. Cependant, il faut noter que ces serveurs ne peuvent pas être transportés.

Les services de stockage en ligne

La possibilité est donnée également aux entreprises de sauvegarder leurs données en ligne. Ces services de stockage en ligne sont disponibles en version gratuite et payante. Ils vous permettront de sauvegarder en grande masse tous vos fichiers, quel que soit leur volume. Vous pouvez stocker notamment des vidéos importantes, des documents ou fichiers sensibles de manière sécurisée. De plus, des services à l’image de Dropbox vous permettent non seulement la sauvegarde de vos données, mais aussi la restauration rapide. Ils vous facilitent aussi l’accès à vos fichiers hors connexion. Vous disposerez même en cas de besoin des fichiers supprimés par erreur de votre mémoire locale.

Avec un procédé différent, les services de sauvegarde comme Blackblaze permettent de garder vos fichiers directement en ligne. En effet, il dispose d’un utilitaire sur les ordinateurs qui, une fois les données sauvegardées, envoie celles-ci en stockage dans les serveurs. Cette méthode moins coûteuse que Dropbox vous permettra de récupérer ou télécharger tous vos fichiers sur un support externe. Cependant, avec Blackblaze, il n’est pas possible de synchroniser vos ordinateurs ou d’accéder à vos fichiers directement sur le serveur. Rappelons que ce service nécessite tout de même un bon débit de connexion internet. Toutefois, il n’est pas conseillé de laisser ces sauvegardes en Europe surtout en raison des obligations RGPD.

Il faut retenir que les administrateurs disposent de plusieurs solutions pour sauvegarder les documents d’entreprises. Il vous revient de choisir votre mode de sauvegarde en fonction de vos besoins et de la taille des documents à stocker.