Peut-on se passer d’un vrai téléphone en entreprise ?
La communication téléphonique joue un rôle important dans la réussite d’une entreprise. Elle permet à celle-ci d’être en contact permanent avec ses partenaires pour répondre en temps et en heure à leur préoccupation. Un mauvais système de communication constitue donc un frein au développement de l’entreprise. Avec l’apparition de nouveaux modes de communication, la question de l’utilité des téléphones fixes classiques se pose.
L’importance d’un poste téléphonique dans une entreprise
Malgré l’évolution technologique et son cortège de nouveaux appareils aussi sophistiqués que pratiques, le poste téléphonique joue un rôle clé dans le fonctionnement des entreprises. Cet outil privilégié présente en effet de nombreux avantages spécialement pour les PME et TPE.
La téléphonie fixe professionnelle permet de relier les différents sites de l’entreprise au sein d’un seul réseau de manière simple et rapide. De plus, elle permet de bénéficier des appels gratuits intraréseau. L’utilisation de la téléphonie fixe donne également droit à des réductions tarifaires; dont les entreprises peuvent profiter lors des appels internationaux par exemple, y compris les appels sur de très longues distances.
En dehors des nombreux avantages dont bénéficie l’entreprise en matière d’investissement et de coûts, le téléphone fixe propose également de nombreux services gratuits. L’installation d’une ligne téléphonique fixe permet au personnel de recevoir et passer les appels, d’écouter les messages vocaux directement depuis leur ordinateur de bureau. Elle offre également la possibilité de recevoir les fax à travers la boite e-mail de la société ou d’afficher les fiches clients sur un écran tout en recevant les appels.
En ce qui concerne l’installation et la mise en route des lignes téléphoniques fixes, elles sont souvent gérées par l’opérateur lui-même. Ceci permet à l’entreprise de faire des économies en évitant la sous-traitance des travaux. Tout ce que l’entreprise a à faire est de choisir les options nécessaires au fonctionnement de ses services (compte e-mail, internet haut débit, messagerie instantanée, etc.).
Au vu de tous ces avantages, la téléphonie fixe semble être indispensable au fonctionnement de l’entreprise. Cependant, il existe d’autres solutions qui permettent de se passer des appareils fixes.
L’utilisation d’un ordinateur et d’un casque micro
La réception et la composition des appels téléphoniques peuvent se faire directement sur les ordinateurs. En effet, équipé d’un casque micro, l’employé peut effectuer des appels et en recevoir se servant directement de la connexion haut débit de l’entreprise.
L’une des méthodes les plus fréquemment utilisées est celle de la téléphonie VoIP d’entreprise. De nombreuses sociétés informatiques proposent aux entreprises de mettre en place leur système de téléphonie en seulement quelques clics. Ce système de communication offre de nombreux points forts.
Comment choisir un opérateur en VoIP ?
Choisir un opérateur en VoIP (Voice over IP) dépend de vos besoins spécifiques de votre entreprise ou de votre usage personnel. Pour développer la téléphonie VoIP dans l’entreprise, il faut évaluer le niveau de service, la fiabilité et la qualité de la communication. Un opérateur fiable devrait fournir un service clientèle efficace et réactif, capable de résoudre les problèmes rapidement. Celui-ci devrait offrir une garantie de qualité de service (QoS) afin d’assurer une communication claire et sans interruption.
Une autre caractéristique importante à considérer est l’option de la téléphonie CTI pour les ventes. Cette technologie permet une meilleure interaction entre l’ordinateur et le téléphone, améliorant ainsi l’efficacité des appels et augmentant les chances de réaliser des ventes. Assurez-vous donc que l’opérateur VoIP que vous choisissez offre cette fonctionnalité si elle est essentielle pour votre entreprise.
L’aspect de la relation client ne peut pas être négligé. Si votre entreprise gère un volume élevé d’appels de la part des clients, un logiciel de centre d’appels est indispensable. Votre opérateur VoIP devrait proposer des solutions qui facilitent la gestion des appels, améliorent le service à la clientèle et augmentent la satisfaction globale de vos clients. Un bon opérateur vous aidera à maintenir une communication efficace et fiable avec vos clients, renforçant ainsi la réputation de votre entreprise.
Les avantages de la téléphonie VoIP
La téléphonie VoIP est appréciée pour la facilité d’installation de son réseau de communication. En seulement quelques clics, vous pouvez créer des lignes à vos collaborateurs, configurer votre standard téléphonique, tout ceci depuis votre interface de communication. Elle offre aussi une grande mobilité et un gain de temps considérable aux employés qui peuvent effectuer d’autres tâches tout en répondant aux appels.
Cette technologie permet également de choisir des numéros fixes ou mobiles parmi un nombre impressionnant de pays. Côté interface, la téléphonie VoIP présente généralement le standard téléphonique de votre entreprise de façon dynamique et interactive. Ceci permet une prise en main facile et une gestion contrôlée du logiciel de communication.
Les inconvénients de la technologie VoIP
La technologie VoIP présente tout de même quelques inconvénients. En effet, pour profiter de la téléphonie VoIP en entreprise, il faut obligatoirement avoir un réseau internet haut débit. Si la bande passante de votre entreprise est trop faible, la téléphonie IP en pâtira forcément.
Aussi, un mauvais réseau internet aura des impacts sur vos appels téléphoniques. Une panne de courant peut également mettre en mal votre système d’installation VoIP et paralyser la communication à l’intérieur comme à l’extérieur de l’entreprise. De plus, les prix des standards IP sont souvent bien supérieurs à ceux des postes téléphoniques traditionnels.
Qu’en est-il de l’usage des téléphones mobiles ?
Même si l’utilisation des téléphones portables peut s’avérer pratique dans le système de communication de l’entreprise, elle rencontre néanmoins quelques difficultés. En effet, certains clients optent pour des appels vers des numéros géographiques qui placent l’entreprise dans sa localisation physique. Ceci permet de rassurer ces clients d’une part, mais donne également à l’entreprise, une plus grande crédibilité dans son fonctionnement, d’autre part.
Par ailleurs, l’utilisation de la téléphonie mobile n’est pas interdite en entreprise, même si son usage doit être encadré par des règles très strictes. Quoi qu’il en soit, le système de communication choisi par l’entreprise doit avant tout répondre à ses besoins et correspondre au budget alloué à la communication.
