Quels sont les logiciels indispensables lorsque l’on créer son entreprise ?
À l’avènement du numérique, les outils informatiques sont devenus indispensables pour l’accomplissent de certaines tâches. Ils permettent une amélioration de la productivité de l’entreprise. Ainsi, pour le lancement des activités de toute structure, il est primordial d’en disposer. Ce sont entre autres un antivirus, un logiciel e-mail, un logiciel de traitement de texte, un tableur et un logiciel de facturation.
L’antivirus, un incontournable
Il est nécessaire d’avoir un logiciel informatique pour repérer, combattre et éradiquer les programmes informatiques malveillants.
La fonction principale d’un antivirus est de protéger les données. Dans ce cadre précis, les informations à protéger sont les données de l’entreprise. Par exemple, un antivirus aura plus de facilités à neutraliser les programmes malveillants visant le piratage de la base informatique d’une entreprise.
Aussi, il est nécessaire de disposer d’un antivirus parce que les virus peuvent endommager vos équipements informatiques. Les antivirus disposent d’une version gratuite et d’une version payante, la version payante offre plus d’options que la version gratuite.
Disposer d’un logiciel e-mail
Il existe une diversité de logiciels e-mail de tout type. Ces logiciels sont la plupart du temps gratuits.
Disposer d’un logiciel facile à utiliser et disposant d’une extension avec d’autres outils
Il est important d’avoir un outil facile à manipuler, lorsqu’il s’agit de lire ou d’envoyer des messages. De plus, celui-ci doit disposer d’une extension parfaite avec d’autres sites Internet. C’est-à-dire qu’il doit permettre à votre entreprise de jumeler son compte mailing à ses autres comptes de réseaux sociaux.
Avoir un outil de mailing capable d’ordonner chronologiquement les messages
Une entreprise doit avoir un logiciel capable d’organiser et de suivre les messages ainsi que les dates importantes. Mieux, cet outil doit permettre de partager avec facilité les calendriers et donner l’occasion à d’autres adresses de les changer.
Opter pour un logiciel pour la sécurité de ses mails
Une société doit disposer d’un logiciel de messagerie capable d’assurer la protection et la sécurité de ses informations. Les messages sur cet outil doivent être chiffrés tout en garantissant chaque fois et toujours une facilité de manipulation. Enfin, il faut que ce logiciel soit efficace contre le piratage et l’espionnage de messages.
Choisir un outil de traitement de texte
Les logiciels de traitement de texte sont multiples et variés. Comme pour les antivirus, ils peuvent être gratuits ou payants. Les logiciels payants sont caractérisés par :
- un correcteur syntaxique et une barre d’outil intégrale ;
- un outil d’antivirus gratuit et un tableur ;
- des options de mise en page, de caractères spéciaux et de tabulation ;
- un tableur ;
- un outil de représentation graphique.
Cependant, un outil de traitement de texte gratuit possède uniquement une police unique, une page blanche, des options de copie, de collage et de sélection de texte. Le logiciel de traitement de texte qu’il vous faut à la création de votre entreprise doit être facile à manipuler. Il doit également posséder l’intégralité des options d’un outil de traitement. Évitez les logiciels en ligne, ils comportent souvent des publicités. Préférez aussi un logiciel capable de faciliter l’ajout de fichier multimédia. Enfin, l’option d’un outil de traitement favorisant une mise en forme automatique est conseillée.
Avoir en sa possession un tableur
Il existe une variété de tableurs. Une entreprise doit être pourvue d’un tableur capable de comptabiliser et de numériser les informations. Ce logiciel doit permettre la réalisation des devis et favoriser le listage sur un tableau les données quantitatives.
Mentionnons que certains tableurs n’ont pas besoin de licence avant d’être utilisés. Celle-ci est déjà activée grâce à un logiciel pluri-fonctionnel. Votre outil doit aussi être capable de modifier facilement les colonnes, les feuilles de calcul et les lignes. Il doit aussi pouvoir :
- faire une fusion des informations
- déplacer aisément les données
- faire des calculs
- laisser des commentaires et faciliter la communication entre collaborateurs
- enregistrer d’autres feuille sde calcul provenant d’autres tableurs
- permettre de basculer les données de Windows à Mac.
Cependant, la plupart de ces outils sont incapables de joindre les fichiers Excel aux fichiers Word. Ensuite, avec certains tableurs, il est difficile de créer un fichier par besoin. Par conséquent, pour chaque devis et facture identique, la création d’un autre fichier est requise. Ce qui engendre une perte de temps.
Par ailleurs, certains logiciels deviennent difficiles à utiliser après 1.000 lignes de données. Contrairement à d’autres qui peuvent contenir des milliers de lignes. Sans compter que l’importation des feuilles de calcul peut engendrer des erreurs de formatage avec d’autres tableurs. D’autres logiciels possèdent aussi des options graphiques limitées. Il est important de considérer ces paramètres avant de choisir son tableur.
L’investissement dans un logiciel de facturation
Les logiciels de facturation sont multiples et dépendent du type d’activité. Ils doivent permettre une gestion de corrélation client “open source”. Optez ainsi pour un progiciel de gestion incorporée. Il est aussi important de disposer d’un logiciel de facturation maniable, qui conçoit des factures et devis précis et séquentiels.
En d’autres lieux, vous pouvez choisir pour un outil de facturation destiné aux TPE PME. Ce type d’outil doit disposer d’une pluralité d’options pour facturer, comptabiliser et évaluer les performances de votre entreprise. Ces options essentielles qu’il peut garantir à votre entreprise sont la confection et la facturation de devis, l’estimation et le calcul du chiffre d’affaires.
De plus, vous pouvez bénéficier d’un ajout de fonctionnalités via des modules payants ou gratuits. Certains outils de facturation disposent aussi d’un service d’assistance compétent et ne comportent aucune publicité.
Les logiciels qui aident au quotidien
Si vous souhaitez aller plus loin dans la préparation de votre ordinateur de travail, vous pouvez aussi vous penchez sur cette video :
Certes ces logiciels ne sont pas forcément indispensable, mais ils aident à optimiser votre travail d’entreprise.
