Nos conseils pour organiser un séminaire
Bien se préparer est la règle d’or pour la réussite de votre séminaire.
L’organisation doit être alors réalisée étape par étape avant même le commencement de ce grand événement.
Bien choisir le type de séminaire à réaliser
Il faut savoir qu’il existe de nombreux types de séminaires et l’organisation n’est pas la même pour chacun d’eux. Chaque événement requiert des méthodes différentes les uns les autres. Par exemple, pour un séminaire des cadres en vue d’une réunion d’affaires, l’organisation doit se baser sur les moyens à entreprendre pour faciliter les échanges et la réflexion.
En ce qui concerne le séminaire de formation, il faut privilégier un endroit bien calme et bien préparer les outils importants pour la transmission de la formation.
Il y a aussi le séminaire de motivation qui permet de rebooster les salariés. Pour cela, l’organisation d’un team building peut faire l’affaire.
Rechercher le lieu, les moyens de transport et fixer la date de l’événement
Le lieu et la date du séminaire sont des critères importants pour que cet événement soit une réussite. Il faut également penser aux moyens pour rejoindre les lieux.
Bien choisir le lieu et la salle
Afin de mieux choisir le lieu idéal pour l’événement, il est important de prendre en considération le type d’événement à réaliser. Si le but est alors de former les participants, il est préconisé d’opter pour des lieux où il y a des salles calmes. Au contraire, si l’objectif est d’inciter les collaborateurs à participer activement à l’événement pour une meilleure cohésion d’équipe, et pour favoriser la communication interne, choisir des endroits où l’on peut organiser des activités de team building est conseillé. On peut aussi préparer une salle dédiée pour une soirée d’entreprise lors de la fin de la journée du séminaire.
Organisez votre séminaire dans un endroit calme, facilement accessible en voiture, en transports en commun et pourquoi pas même en hélicoptère pour les plus prestigieux ; Où vous pourrez retrouver amis, familles et collègues pour des réunions d’affaires ou des activités de loisirs. Il y a non seulement le type de la salle, comme un immeuble, une usine ou un ancien corps de ferme. Mais tenez aussi compte de sa localisation géographique, car elle permet de vous assurer de son accessibilité, mais aussi conditionne les activités aux alentours. Si l’on prend l’exemple le site annecyseminaire.fr ce site regroupe les meilleurs sites entre le Mont Blanc et le lac d’Annecy. Avec une capacité allant jusqu’à plus de 600 personnes, un parking de 200 places et même 6 places d’autocar. Autant que cela peut convenir à tous types de séminaire pour une conférence ou vos formations d’entreprise.
Il y a autant de lieux différents, que d’idées ou de style de séminaire, des activités nautiques près d’un lac ou encore de la mer ou des randonnées, du ski pour les plus proches de la montagne. Ou encore près d’un parc zoologique, parc d’attractions à sensations, d’un musée ou d’une zone archéologique. Tant de possibilités disponibles, selon la finalité que vous souhaitez donner à votre séminaire.
Le moment propice
La date de l’événement dépend surtout du planning de l’entreprise. Cependant, il est important de bien la choisir bien avant toute organisation pour éviter toute mauvaise surprise. Si l’événement ne dure qu’une journée, l’idéal serait d’opter pour le week-end.
Les moyens de transport
C’est important de prendre en considération ce critère pour mieux réussir l’organisation d’un séminaire. Généralement, les voitures constituent les moyens les plus pratiques, mais lorsque le lieu de l’événement est si loin ou difficile à parcourir, l’idéal serait d’opter pour un avion. Quoi qu’il en soit, le choix des moyens de transport dépend entièrement de la distance de l’endroit envisagé pour réaliser le séminaire, du prix de la location, ainsi que du budget de l’entreprise.
Penser aux repas pendant les journées du séminaire
Pour un nombre assez élevé de personnes, il faut aussi penser à la nourriture à servir pendant l’événement. Parfois, lorsque le responsable choisit de faire appel à une agence événementielle pour l’organisation, les soucis sur les repas diminuent pour l’entreprise. Il en est de même si le séminaire a lieu dans un grand hôtel. Quand l’entreprise se charge elle-même les événements, c’est une autre chose. Dans ce cas, il faut bien penser en amont à toutes les recettes à servir aux invités. Mieux vaut éviter les plats lourds qui pourront réduire la concentration des participants. Néanmoins, le déjeuner doit être rassasiant afin que les participants tiennent pendant la journée du séminaire.
Les activités et animations à faire tout au long du séminaire
En fonction de la nature d’événement à réaliser et les objectifs visés, les animations sont aussi à organiser à l’avance. Pour la réussite de ce grand événement, il est préférable de penser aux activités team-building plus ou moins sérieuses et amusantes. De ce fait, les collaborateurs invités pourront facilement adhérer à l’entreprise. Pour de nombreuses entreprises, les idées ne manquent pas en ce qui concerne l’animation à proposer aux séminaristes. Pour choisir la bonne, vous devez seulement prendre en considération la fatigue que peuvent ressentir les invités après un dur travail tout au long de la journée du séminaire.
